思考力

就活におけるメールマナー

メールマナー

就活をしていて企業にメールする時のマナーがわからなくて困っていませんか?

頭では分かっているつもりでもなかなか上手にメールが作成できないと悩んでいる方も多いかと思います。

今はLINEなどのメッセージアプリが主流なので件名のつけ方や宛名を書く習慣がないことからメールに不慣れな学生さんが多くいます。(社会人でもメールのマナーが全くなっていない人も少数ではありますがいます)

メールマナーが分からない、メールが上手に作成できないと悩んでいる方向けに「就活におけるメールマナー」について詳しくお話ししますので読んでみて下さい。

すでに社会人の方であっても、メールマナーの基礎知識が身に付きますので読んでみる事をおすすめします。

企業にメールをする時に就活生が覚えておきたい事

基本的に就活中は、企業にメールをする事が多いです。電話や手紙ではなくeメールです。

送る内容は、企業説明会の案内が届いて返信したり、面接の日程に関する内容が届いた時などです。

その他にも、インターンシップの選考に関するやり取りや参加した後に感想を送らなければならない事もあります。

こういった事から、企業にメールをする時に覚えておきたい2つの事をお話しします。

相手の事を考えてメールの文章を作成する

それぞれの性格にもよりますが「企業とメールのやり取りをするのがちょっと怖い」「メールマナーが分からない」という方は多いかと思います。

難しく考える必要はなく、自分が受け取って不快と思わないことを心がけて相手の事を考えてメールを作成すると良いです。

現在では、連絡ツールの一つとしてLINEなどがありますが、企業に連絡をとる場合は、メールか電話が基本です。

作成の仕方は、後ほど詳しくお話ししますが、基本的には、宛名を最初に入れる、適度に改行を入れる、件名に名前を入れる、本文の最後に署名を入れて返信しやすいようにするなどです。

年の近い学生同士で会話をする訳ではないので、お互い面識がないという事を意識しつつ丁寧にコミュニケーションをとるようにしましょう。

そうする事によって良い印象を相手に与える事ができます。

メールのやり取りも選考に影響する?

基本的に就活をしている方とのやり取りは、企業の人事担当者が日程などを調整したりする時に使用するので選考にプラスに影響する可能性は低いです。

しかし、マナーが悪い場合には大きくマイナスの影響を及ぼすので注意してください。

文章から性格や熱意などが伝わってくるため、言葉遣い、相手に配慮ができる方なのかなど基本的なマナーができているのか自然と分かってしまいますので注意する必要があります。

直接選考に関係ないからといって、適当に文章を作成し送るのではなく気持ちの良いやり取りを行い、良い印象を相手に与えた方がメリットは多いかと思います。

基本的なメールマナー

できるだけ早めに返信する

場合によっては、企業からの質問に答えたりする事もあります。

面接の日程調整などの連絡が来た場合は、他の方との面接の日程調整があるので、面接のスケジュール調整を遅れずに行えるようにできるだけ早めに返信するようにしましょう。

返信の目安として24時間以内がおすすめです。

あまりにも返が遅いと熱意がないと判断されることもあります。

内容が伝わる件名をつける

会社に勤めていると毎日たくさんのメールを読んでいます。

そのため、件名を見ただけで、どんな用件で、誰からなのか分かるようにしましょう。

相手からの質問に答える返信の場合は、件名を変更せずにRe:だけつけて最後に学校名と名前を書くと良いかと思います。

案内などが送られてきて質問がある場合は、件名の最初に【ご依頼】や【質問】とつけて返信すると分かりやすいです。

件名の例

【添付】一次選考エントリーシート。●●大学▲▲太郎

本文の基本的な構成とポイント

宛名(相手の社名、部署名、名前)

LINEなどを普段から使用している学生の場合、宛名を入れたりする必要がないため、宛名を入れずに文章を作成してしまいがちですが、宛名がないと誰宛てなのかすぐに分かりません。企業は個人のアドレスではなく人事部であれば人事部の共通のアドレスを使っていたりします。

宛名がない事でマイナスな印象を相手が持ってしまう事もあるので気をつけた方が良いです。

まれに社名、相手の名前、部署名を1行で全て書いてしまう方がいますが、改行をした方が見やすいかと思います。

宛名の例

株式会社●●
人事部
▲▲様

挨拶

相手に初めてメールの返信をする場合は、はじめまして。や、お世話になります。という挨拶で2回目以降からは、お世話になっております。という挨拶になります。

挨拶をした後、改行してから、自分の学校、学部、学科名、名前を書きましょう。

挨拶の例

お世話になっております。
●●大学▲▲太郎です。

伝えたい内容

相手から質問の連絡が来た場合は、簡潔に答えから先に書きます。

答えを書いてその後に解説や補足を入れてみて下さい。

余計な事を書きすぎて長文になってしまうと相手(読み手)の負担を増やしてしまう可能性が高いです。

そのため、一つの文を短くしたり、句読点や接続詞が少ない方が読みやすいです。

面接の日時調整の連絡を貰った時は、お礼を言ってから本文を書きましょう。

自分の思いを一言書き加えるだけで、テンプレートを元に書いたのではなく、自分の言葉で最初から書いているんだなという事が伝わるのでおすすめです。

終わりの挨拶

相手にとっては、あなたにメールを送る事は、仕事かもしれませんが、自分のために時間を使って送ってくれた事に対して感謝の気持ちを書くとより相手に気持ちが伝わりやすいです。

署名(学校、学部、学科名、学年、名前、連絡先など)

自分の名前(フルネーム)、学校、学部、学科名、学年、電話番号、メールアドレスを書きましょう。

電話番号は、日中でもすぐに電話が出られる番号が良いです。

自宅の住所は、書かなくてもマナー違反にはなりませんが、郵送でのやり取りが必要な場合は、自宅の住所を書いてあげた方が良いです。

署名であるという事を相手に伝わりやすくするためにも線を引く記号を使って区切ると見やすくなります。

以下、署名の例です。

───────────────────
●●大学 ●●学部 ●●学科 ●年
▲▲太郎
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 080-0000-0000
Email: ●●@●●.com
───────────────────

メールを返信する時の注意点

社名や相手の名前を正しく書く

相手に敬意を払える人という印象を持ってもらうためにも、社名、部署名、相手の名前を正しく書いた方が良いです。

よくあるのがコピペして他の会社の担当者の名前を書いてしまうことなどです。

改行を入れて読みやすくする

改行などが入っていない文章は読みにくいため、読みやすく改行を入れたりすると良いです。

スマホで文章を書いている場合、改行が入っている感じに見えても、改行を入れた上で文章を書いていない場合、相手のパソコン画面では、改行が入っていない状態で表示されるので注意が必要です。

●●株式会社●●様。お世話になっております。●●大学4年の▲▲太郎です。本日はお忙しい中面接のお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。面接では●●様よりお話しいただきました今後の会社の展望をお聞きすることができ、より一層御社への入社意欲が湧いてまいりました。ぜひご縁があり御社で働ける日が参りましたらこれまで学んだことを活かして精一杯頑張りたいと思います。本日はありがとうございました。

●●株式会社●●様。

お世話になっております。
●●大学4年の▲▲太郎です。
本日はお忙しい中面接のお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

面接では●●様よりお話しいただきました今後の会社の展望をお聞きすることができ、より一層御社への入社意欲が湧いてまいりました。

ぜひご縁があり御社で働ける日が参りましたらこれまで学んだことを活かして精一杯頑張りたいと思います。

本日はありがとうございました。

回答にミスがないようにする

企業が質問してきた事に関して、回答にミスや漏れがあった場合、通常よりもやり取りが増えてしまします。

やり取りが増えてしまうと相手に手間をかけさせてしまいますのでやり取りをできるだけ少なくするように心がけましょう。

面接の日時について相手から聞かれて問題なく答える事ができても、よくよく調べたら他の面接日と被っていたりしたため、再度面接の日時の調整をしなければならなくなる事が多いです。

そうならないためにも、スケジュールを確認した上でメールを送ると良いです。

またできるだけ相手が伝えてきた日時で面接日を決める事で相手の負担が軽減されます。

文字を装飾したり絵文字を使ったりしない

基本的には、要件を簡単に伝えて、読みやすくする必要があります。

そのため、文字を装飾したり絵文字を入れたりしない方が良いです。

ABOUT ME
タカナベ
ある時は会社員。またある時はFラン就活生の支援を行う。 29歳の頃に出身大学でキャリアに関する授業を行い、学生の意識を変える人が必要と実感。人事業務の経験から自ら行うことを決意。 グリーンホーネットやキックアスのように表の顔と裏の顔を持つ生き方に憧れている。
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